Gå in i Outlook – anslut ej modemet till din Internetserver – klicka på avbryt när modemet försöker ringa.
Lägg till tjänsten Microsoft fax genom att välja Verktyg…..Tjänster….Lägg till…… välj Microsoft fax och klicka OK. Detta ska göras på samma sätt som när du lägger till tjänsten Internet mail för att få Outlook att fungera som din e-post läsare. När du i fortsättningen startar Outlook så kommer du att se en liten faxikon i aktivitetsfältet längst ner till höger på skrivbordet i Windows95. När denna ikon syns är din Hem-PC redo för att ta emot fax från en faxmaskin eller en annan PC med faxmodem.
Börja med att koppla ifrån Modemet om det är uppkopplat.
Se till att du inte har någon e-post i Utkorgen - radera eller flytta det som finns där.
Innan du skickar ditt fax så är det bra om du lägger upp mottagaren i din personliga adressbok. Det gör det enklare för dig då du slipper fylla i faxnumret varje gång du ska skicka något till en mottagare. För att det ska fungera så måste "Personlig adressbok" finnas installerad. Du kan se om så är fallet när du går in i Outlook på Verktyg.... Tjänster. Finns inte Personlig adressbok här så lägger du till den tjänsten genom att klicka på: Lägg till.... Personlig adressbok.... och kvittera. Nu kan du gå in i adressboken och välja: Arkiv.... Ny uppgift.... Välj Fax och fyll i faxnummer och namnet på personen. Ett tips är att lägga till texten: (namn på din bekanta) Fax i textfältet eftersom du kommer att ha en adressuppgift för e-postadress, telefonnummer, adress osv. och en adressupggift för faxnumret.
Nedan beskriver jag två olika tillvägagångsätt att skicka fax på.
Exempel 1
Du ska faxa iväg ett worddokument som är färdigskrivet och ligger på din
hårddisk eller på en diskett.
Välj: Start.... Program.... Tillbehör.... Fax.... Skapa
nytt fax. Då får du välja en faxmottagare i din adressbok och det dokument du
vill få ivägsänt.
Exempel 2
Du vill snabbt få iväg ett fax som du inte behöver spara som dokument.
När du har skrivit klart dokumentet i word så väljer du: Arkiv.... skriv
ut.... Välj skrivare: Microsoft Fax och tryck OK. Nu startar samma procedur som i exempel
1 och faxet sparas som ett vanligt e-post meddelande i din Outlookmapp - Skickade brev.
Detta är något omständigare. I exemplet nedan så har jag hämtat en fax istället för att ta emot en från en vanlig faxapparat. Att ta emot från en vanlig avsändande fax har jag inte fått att fungera ännu men jag jobbar på det.
Förutsättningarna är att PC:n är påslagen, Outlook är startat och inställningarna för Microsoft fax är att du ska svara manuellt eller efter ett antal signaler på inkommande fax. (Här måste du ändra eftersom det default står förkryssat "Inte svara"). Det gör du genom att öppna Microsoft faxstatus som finns i aktivitetsfältet som en liten faxikon. Välj Alternativ.... modemegenskaper.... svarsläge: Manuellt.
Du kan pröva hur det ser ut när du får ett fax i din IN korg genom att ringa ett Hämt-fax nummer (polling). Numret du kan ringa är till Arlanda och du kommer att få fyra sidor som visar en väderprognosen för flygarna idag.
Välj: Start.... Program.... Tillbehör.... Fax.... Ta emot fax och svara på frågorna. Telefonnumret du ska ringa upp är 08-59362194. Det är viktigt att du skriver siffrorna med ett bindestreck mellan riktnummer och lokalnummer samt inte har några mellanslag i numret.
När du har fått in dit fax i Outlook och dubbelklickar på det så öppnas det i programmet Imaging. Du kan då, om du vill, skriva ut det på din skrivare.
Den stora fördelen med att använda Faxfunktionen i Outlook istället för "Trio communication suite" är att du får din e-post och dina fax samlade på ett och samma ställe i e-postläsaren Outlook. Dessutom är det lättare att använda i jämförelse med Trio programmets ganska avancerade gränssnitt.
Man kan i t.ex Word välja Arkiv.... Skicka till.... Faxmottagare. Då kommer man in i en Faxguide där man fyller i liknande uppgifter som ovan. Om man väljer detta sätt och vill faxa med försättsblad så blir proceduren något omständig. Fördelen med detta sätt är att du inte behöver en separat adress för faxnumret i din personliga adressbok. Du använder samma för att ringa, skicka e-post, faxa osv.